ANNUAL GENERAL MEETING, 2009

Please take note that the Annual General Meeting of our branch will be held at 14:00 on Saturday, 21 March, 2009 at o the Church of the NGK, Congregation: Ontdekkerskruin, Phillips Avenue, Discovery, Roodepoort.

Agenda

1. Welcome

2. Apologies

3. Minutes of the previous AGM

4. Matters arising

5. Reports

5.1 Chairman's Report

5.2 Membership Secretaries' Report

5.3 Treasurer's Report

5.4 Report on the National AGM held at Bloemfontein on 7 th March, 2009

6. Election of new Management Committee

7. Closure

8. Refreshments

Please note that Derek Rubidge has other commitments this year and is consequently not available for re-election. The situation of our Vice-Chairman, Bob Saunders is still unclear. He is planning a stint overseas in the not too distant future. While he is still here, we should make the most use of his excellent services. We trust that he will again accept nomination as Vice-Chairman. All other committee members are available and eligible for re-election.

Gerard Marloth has agreed to join the committee as Membership Secretary as has Penny Evans who was invited to be spokesperson for new/beginner members. They were consequently co-opted in December and have already made their presence felt.

This does NOT mean that no other nominations for existing positions can be submitted. Any member may be nominated for any position. Please let us have such nominations as soon as possible. We have no specific nomination form. Nominations must just show clearly who is nominated for which position and give the names of the persons nominating and seconding the nomination and the assurance that the nominee is available and willing to be elected.

The minutes of the previous AGM are attached as are the financial statements for the year 2008 will be available at the meeting.

We look forward to seeing you at the AGM. Your voice and vote is IMPORTANT!

Friendly greetings,

L.G. Rinken

Chairman, West-Gauteng Branch, GSSA.

NS. Ons vertrou dat ons Afrikaanse lede sal verstaan dat hierdie skrywe slegs in Engels uitgestuur word.
___________________________________________________

NOTULE VAN DIE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN DIE TAK, GEHOU OM 14.00 OP 15 Maart 2008, in die Ned. Geref. Kerk Ontdekkerskruin, Philipslaan, Discovery, Roodepoort.

TEENWOORDIG:

Lucas Rinken (Voorsitter); Barbara Bouwer; Celia Bayliss; Milford Juniper; Louw du Plessis; Kriek Fourie; Margaret Humphries; Bob Saunders; Richard Ford; Dennis en Minnie Pretorius; Derek Rubidge; Graham Southey; Danie Jacobs; Ds. Hennie le Roux; Frans en Donna Viljoen; John en Iris Stephens

VERSKONINGS: Louise Dick; Valda Napier; André Heydenrych

1. OPENING EN VERWELKOMING:

Die voorsitter heet almal hartlik welkom.

2. AFKONDIGINGS:

2.1 Verjaardae: Hy wens die volgende lede hartlik geluk met hul verjaardae wat voorlê: 17 Maart: Milford Juniper; 2 April Bob Saunders; 11 April Barbara Bouwer; 12 April Don McArthur (vorige spreker)

2.2 Komiteevergadering: Sal nie volgende Saterdag gehou kan word nie, maar die nuwe komitee sal die volgende datum aankondig.

3. NOTULE VAN DIE VORIGE ALGEMENE JAARVERGADERING:

Op voorstel van Danie Jacobs, gesekondeer deur Richard Ford, word die notule as gelese beskou en GOEDGEKEUR.

4. VOORSITTERSVERSLAG: Die voorsitter lê sy verslag aan die vergadering voor. Dit word GOEDGEKEUR.

5. VERSLAG OOR DIE LEDE EN SEKRETARIËLE SAKE: GOEDGEKEUR.

6. FINANSIËLE VERSLAG: Aangesien die verslag nie vandag beskikbaar is nie, sal dit aan lede gesirkuleer word.

7. VERSLAG OOR DIE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN DIE GGSA: Die verslag oor die AJV van die GGSA te Potchefstroom op 1 Maart 2008, word deur die sekretaris aan die vergadering voorgehou. Dit word GOEDGEKEUR.

8. VERKIESING VAN TAKBESTUURSKOMITEE: Die voorsitterstoel word deur Dennis Pretorius ingeneem. Nominasies word gevra vir 'n

VOORSITTER. Lucas Rinken word deur Richard Ford voorgestel, gesekondeer deur Danie Jacobs. Lucas word gelukgewens en neem weer die voorsitterstoel in.

ONDERVOORSITTER: Bob Saunders word deur Richard Ford voorgestel en deur Kriek Fourie gesekondeer. Hy word ook eenparig verkies. Hy word gelukgewens.

TESOURIER: Kriek Fourie word deur Lucas Rinken voorgestel, gesekondeer deur Danie Jacobs. Hy word eenparig verkies. Hy word gelukgewens.

SEKRETARIS (Notulerend): John Stephens word deur Danie Jacobs voorgestel, gesekondeer deur Bob Saunders. Hy word herkies en gelukgewens.

SEKRETARIS (Sosiaal en fumksies): Margaret Humphries word deur Lucas Rinken voorgestel, gesekondeer deur Barbara Bouwer en word eenparig verkies en gelukgewens.

BIBLIOTEKARIS: Aangesien Louise Dick gevra het om nie weer verkies te word nie, word Graham Southey versoek om die werk te doen. Hy willig in. Dit word GOEDGEKEUR. Hy word gelukgewens.

ADDISIONELE LID: Derek Rubidge willig in om die pos te vul. GOEDGEKEUR. Hy word gelukgewens.

9. VERSLAG OOR HOBBY-X: Die voorsitter noem dat dit nie vanjaar so voorspoedig gegaan het nie. Daar is 17 nuwe lede gewerf, waarvan ongeveer 13 vir ons tak is. Hy bedank almal wat daar gehelp het en in die besonder vir Bob Saunders en Richard Ford met hulle insette vir die stalletjie.

10. UITSTALLING VAN CELIA BAYLISS SE WERK: Een van ons lede, Celia Bayliss, vertrek op 1 Mei 2008 na die Kaap. Die voorsitter het haar versoek om haar skitterende genealogiese werk te kom uitstal en ons daaroor toe te spreek. Sy doen dit kortliks. Daarna verdaag ons om haar hoogstaande uitstalling te beskou en daaroor vrae aan haar te stel. Haar werk word deur almal absoluut bewonder.

11. VERVERSINGS: Die vergadering verdaag om verversings te geniet. Die dames word hartlik bedank vir die heerlike verversings.

NOTULE AS GELEES BESKOU EN GOEDGEKEUR OP...................................... 2009.

VOORSITTER SEKRETARIS